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La première chose dont chaque propriétaire d’entreprise a besoin est une adresse électronique professionnelle. Après avoir configuré votre site Web, la prochaine étape importante consiste à créer une adresse électronique professionnelle pour la marque de votre entreprise. Dans cet article, nous vous montrerons comment configurer votre adresse e-mail professionnelle avec Google Apps et Gmail.

Google Apps for Work

Qu’est-ce qu’une adresse e-mail professionnelle ?

Un email professionnel est celui avec le nom de votre entreprise. Par exemple, john@myphotostudio.com est une adresse électronique professionnelle.

Les comptes de messagerie sur les services de messagerie gratuits tels que john.photographer@gmail.com ne sont pas bons car ils ne semblent pas professionnels.

Pour une adresse e-mail professionnelle, vous aurez besoin d’un nom de domaine et d’un site web. Nous avons un guide étape par étape sur la façon dont choisir un nom de domaine et comment installer WordPress pour configurer rapidement un site web.

Si vous avez déjà un nom de domaine et un site web, vous êtes prêt à obtenir votre adresse e-mail professionnelle.

 

Pourquoi utiliser Google Apps pour l’adresse électronique de votre marque ?

Vous pourriez penser “Pourquoi utiliser Google Apps lorsque l’hébergement WordPress des entreprises propose des comptes de messagerie illimités avec leur propre nom de domaine ?”

Le courrier électronique est l’un des outils de communication les plus importants pour toute personne ou entreprise. Avec un service de messagerie peu fiable, vous pourriez perdre des e-mails importants, ce qui peut nuire à votre entreprise.

La plupart des serveurs de messagerie hébergés ne sont pas fiables, restrictifs, isolés et moins sécurisés. Vous ne sauriez même pas si l’e-mail que vous avez envoyé a été livré.

Gmail est déjà un chef de file de l’industrie du courrier électronique et avec Google Apps for Work, vous pourrez utiliser l’adresse électronique de votre marque professionnelle avec Gmail.

Voici quelques avantages de l’utilisation de Google Apps et de Gmail pour une adresse électronique professionnelle.

  • Adresse e-mail professionnelle avec votre propre nom de domaine.
  • Sécurité renforcée de Gmail et filtres anti-spam
  • 30 Go : double du stockage d’un compte Gmail gratuit.
  • Gérer les e-mails, même hors connexion, à l’aide de l’application Gmail sur les appareils mobiles
  • Fonctionne sur n’importe quel support.
  • Fonctionne très bien avec Outlook et peut même synchroniser les anciens comptes Outlook.
  • Peut avoir jusqu’à 30 alias de messagerie pour chaque utilisateur.
  • Permet l’utilisation de Google Agenda, Google Hangouts pour les conversations, les vidéos et les appels vocaux sur l’adresse électronique de votre entreprise.
  • Pas de publicité et un support professionnel disponible 24h/24 et 7j/7.
  • Fonctionne parfaitement avec votre site WordPress.
  • Une grande délivrabilité, aucun délai, sans se retrouver dans le dossier spam.

Maintenant que vous savez pourquoi il est important d’utiliser Google Apps pour les professionnels, voyons comment configurer une adresse e-mail professionnelle avec Google Apps.

Configurez votre adresse e-mail professionnelle avec Google Apps et Gmail

Tout d’abord, vous devez vous inscrire pour avoir un compte Google Apps for Work.

Le coût est d’environ 5 euros par mois pour chaque utilisateur. Si vous payez annuellement, vous obtenez 2 mois gratuits (50 € / an par utilisateur).

Google Apps for Work offre également un essai gratuit de 30 jours, qui vous permet de tout tester avant de prendre une décision. Fondamentalement, toutes les fonctionnalités puissantes auxquelles vous êtes habitué sont Gmail, Drive, Calendar, etc. (Mais maintenant c’est pour votre entreprise).

Il suffit de visiter le site web Google Apps for Work.

Introduction à Google Apps pour Work Gmail

Remplissez un formulaire avec votre nom et prénom, une adresse e-mail existante et votre numéro de téléphone.

Cliquez ensuite sur le bouton suivant pour continuer.

Créer un compte

Sur l’écran suivant, il vous sera demandé si vous souhaitez vous inscrire pour un nouveau nom de domaine ou utiliser un nom de domaine que vous possédez déjà.

Si vous ne possédez pas votre propre site WordPress ou nom de domaine, vous pouvez acheter un nouveau domaine ici. Cela vous coûtera 8 euros par an et votre email sera automatiquement configuré par Google. Il n’est pas nécessaire de suivre le reste du tutoriel.

Cependant, si vous êtes propriétaire d’un site WordPress auto-hébergé, vous avez donc déjà un nom de domaine. Entrez simplement le nom de domaine de votre site WordPress et cliquez sur le bouton suivant.

Google vous demandera maintenant de créer votre compte Google Apps. C’est là que vous choisirez votre adresse e-mail professionnelle comme john@yourdomain.com.

Créez votre compte Google Apps

Cela deviendra votre première adresse e-mail et deviendra également votre compte administrateur Google Apps. Vous pourrez toujours ajouter plusieurs adresses e-mail et alias de messagerie ultérieurement.

Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Accepter et inscrivez-vous.

Google va maintenant créer un compte professionnel Google Apps pour vous. Une fois terminé, il vous montrera le tableau de bord de progression.

Étapes de configuration de Google Apps for Work

Comme vous pouvez le voir sur la capture d’écran, vous avez terminé la première étape de configuration.

Vous devez maintenant ajouter des utilisateurs à votre compte Google Apps. Cliquez simplement sur le bouton “Démarrer” à côté de “Ajouter des personnes à votre compte Google Apps”.

Cela fera apparaître une fenêtre contextuelle où vous pourrez ajouter plus d’utilisateurs si nécessaire.

Ajouter d'autres utilisateurs à Google Apps

Si vous voulez simplement garder cet utilisateur unique, vous devez faire défiler et sélectionner la case à côté de “J’ai ajouté toutes les adresses e-mail des utilisateurs qui utilisent actuellement @ votredomaine.com.”

Cliquez sur le bouton suivant pour continuer.

La dernière étape de l’assistant d’installation de Google Apps for Work consiste à vérifier la propriété de votre nom de domaine.

Google propose plusieurs moyens d’y parvenir. Vous pouvez ajouter une balise META à l’en-tête de votre site Web, télécharger un fichier sur votre serveur Web ou ajouter un enregistrement TXT / CNAME. Vous pouvez choisir l’une de ces méthodes.

Vérifiez la propriété de votre domaine

Le plus simple est d’ajouter une balise META à l’en-tête de votre site Web. Copiez le code de métadonnées affiché sur l’écran de configuration de Google Apps.

Vous devrez vous connecter à l’administration de votre site WordPress.

Ensuite, installez et activez le plug-in Insérer des en-têtes et des pieds de page.

Après activation, vous devrez visiter Paramètres »Insérer des en-têtes et des pieds de page page.

Collez la ligne méta-tag que vous avez copiée à partir de l’écran de configuration de Google Apps dans la section d’en-tête.

Collez la balise meta

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton sauver bouton pour enregistrer les modifications.

Revenez à l’écran de configuration de Google Apps et cochez la case en regard de l’option “j’ai ajouté la balise meta à ma page d’accueil”.

Ajout de la balise meta

L’assistant d’installation vous demandera maintenant de visiter la section de gestion de votre compte de domaine.

Connectez-vous à votre compte d’hébergement Web (tableau de bord cpanel). Sous la section email, cliquez sur l’icône MX Entry.

mxentry

Sur l’écran suivant, il vous sera demandé de sélectionner votre nom de domaine. Après cela, vous verrez une liste d’options.

Faites défiler vers le bas et vous trouverez les enregistrements MX. Il y aura une ou plusieurs entrées là-bas. Vous devrez les supprimer tous.

Supprimer les enregistrements MX

Revenez à l’écran de configuration de Google Apps et cochez la case en regard de l’option “J’ai ouvert le panneau de configuration pour mon domaine”.

Google va maintenant vous montrer une liste d’éléments. Ces entrées sont appelées enregistrements MX et vous devez les ajouter à votre domaine.

Ajout d'un nouvel enregistrement MX

Revenez à la page d’entrée MX dans le cPanel pour ajouter la priorité puis la valeur MX correspondante. Cliquez sur le bouton “Ajouter un enregistrement” pour enregistrer une entrée, puis répétez l’opération jusqu’à ce que vous ayez ajouté toutes les entrées d’enregistrement MX affichées sur la page de configuration de Google Apps.

Après avoir saisi les entrées de l’enregistrement MX, retournez à l’écran de configuration de Google Apps et cochez la case en regard de l’option “J’ai créé un nouvel enregistrement MX”.

Google vous demandera maintenant de supprimer les anciens enregistrements MX. Nous avons déjà supprimé les anciens enregistrements MX, vous pouvez donc le marquer comme sélectionné.

Terminez l'assistant d'installation

Cliquez sur le bouton de vérification de domaine et de configuration pour mettre fin à l’assistant de configuration.

Les paramètres DNS, tels que les enregistrements MX, peuvent nécessiter un certain temps de mise à jour. Dans ce cas, un avertissement de temps estimé sera affiché.

En attente de vérification

Vous pouvez rester sur cette page pendant quelques minutes et vous afficherez automatiquement un message de réussite que votre domaine a maintenant vérifié.

Cliquez sur le bouton suivant pour continuer.

Domaine vérifié

C’est tout ce que vous avez configuré avec succès Google Apps et Gmail.

Utilisez votre messagerie professionnelle avec Google Apps et Gmail

Votre compte de messagerie fonctionne comme n’importe quel autre compte Gmail. Vous pouvez y accéder en visitant le site Web Gmail et en vous connectant avec votre adresse e-mail, par exemple “john@yourdomain.com”.

Vous pouvez également gérer votre compte Google Apps en vous rendant sur le site de la console d’administration.

Console d'administration Google Apps

Ici, vous pourrez ajouter et supprimer de nouveaux utilisateurs à votre nom de domaine. Chacun de vos utilisateurs aura 30 Go de stockage et toutes les mêmes fonctionnalités, mais n’aura pas accès à la console d’administration. Vous pourrez supprimer ces utilisateurs quand vous le souhaitez.

 

Résolvez les problèmes liés à la configuration de votre domaine Google Apps

Il est probable que votre hébergeur n’utilise pas de tableau de bord, comme le montrent les captures d’écran ci-dessus.

Google Apps for Work dispose d’une documentation détaillée pour de nombreux fournisseurs de services d’enregistrement de sites Web et d’hébergement Web populaires. Définissez des enregistrements MX (étapes spécifiques à l’hôte) puis localisez votre bureau d’enregistrement ou votre hébergeur de domaine dans la liste.

Si vous ne trouvez pas votre fournisseur de services dans la liste, vous pouvez demander directement à Google de vous aider à configurer Google Apps for Work pour votre nom de domaine.